Конокбаева Гуляим Жумашевна
Ведущий специалист
Образование: высшее, Фрунзенский политехнический институт
стаж работы в КГТУ- 25лет
Должностная инструкция ведущего специалиста отдела кадров
(по студенческому составу)
1.Общие положения
Ведущий специалист ОК отвечает за:
• своевременное и качественное выполнение ею задач по вверенному участку;
• за исполнительскую и трудовую дисциплину в отделе;
• за сохранность всех документов касающихся отделу;
• за обеспечение безопасных условий труда, поддержания порядка;
• выполнение правил пожарной безопасности и охраны труда;
2. Должностные обязанности
Ведущий специалист ОК обязан:
• обеспечить подготовку приказов на студентов, на основании рапортов деканов, личных заявлений студентов;
• обеспечить сохранность и ведение личных дел;
• оперативно вносить в личные дела студентов все изменения и производить записи с издаваемыми по университету приказами, действующими Положениями и Законодательством;
• вести строгий список студентов в разрезе факультетов и вести учет движений;
• осуществлять контроль и проверку представляемых на студентов деканами факультетов рапортов, обращая внимание на их точность, соответствие с требованиями положений и наличие документальных оснований к ним;
• обеспечить прием личных дел студентов первокурсников, при приеме осуществить прием-передачу строго по акту;
• готовить и отправлять личные дела студентов, переведенных в другие ВУЗы по запросам в строгом соответствии с требованиями;
• ежегодно обеспечивать сверку списка студентов со сведениями в деканате;
• обеспечить ежегодную обработку в AVN переводы студентов с курса на курс;
• производить запись об учебе после окончания университета в трудовых книжках студентов очного обучения (если трудовые книжки имеются);
• оперативно вносить в базу AVN все изменения: отчисления, восстановления, выпуск, повторный год, академический отпуск, отмена и изменения приказов;
• систематически и точно вносить все изменения в анкетные данные студентов в базу AVN (изменение фамилии, гражданства, восстановлении из других ВУЗов);
• ежегодно готовить и сдавать отчет 3 – НК о контингенте и движении студентов по AVN;
• готовить и сдавать в архив личные дела окончивших университет и отчисленных студентов;
• издавать приказы о движении студентов в строгом соответствии с нормативными требованиями;
• выдавать и строго проверять заполнение обходных листов студентами выпускниками, выдавать справки на получение диплома об окончании а также отчисленным студентам для выдачи аттестата и академической справки;
• выдавать запросы на выдачу личных дел студентов переведенных из других ВУЗов;
• отвечать на письма, жалобы, производить прием студентов по вопросам, касающихся личных дел;
Время труда и отдыха ведущего специалиста ОК регламентируется «Правилами внутреннего распорядка КГТУ» и соответствует нормам закона о труде. В случае служебной необходимости ведущий специалист ОК может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями законодательстве о труде.
3. Права
Ведущий специалист ОК имеет право:
• принимать решения, в целях обеспечения повседневной деятельности по кадровым вопросам, относящимся к студентам;
• дать свои предложения по совершенствованию работы отдела кадров;
4. Ответственность
Ведущий специалист ОК несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
• несоблюдение нормативных и других руководящих материалов;
• невыполнение указаний руководства, касающихся работы отдела кадров;
• неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также их использование в личных целях;
• за сохранность документов имеющихся в отдела;
5. Должен руководствоваться:
• основами трудового законодательства, положениями, инструкциями и другими материалами касающихся работы с кадрами и хранения документов отдела кадров.
• порядком оформления документов студентов, ведения трудовых книжек и личных дел, а также учет движения студентов, составление отчетности;
Квалификационные требования:
Высшее образование, стаж работы не менее 3 лет.
